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MANAGER INSTITUT
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​München den 16.09.2014

 

Sehr geehrte(r) Leser(in),
 
heute begrüße ich Sie zum zweiten Teil der Serie "Informationsmanagement".
 
Das Finden und die Auswahl von Informationen ist heute nicht mehr das größte Problem. Vielmehr zur rechten Zeit die richtige Information - wiederfinden - ist von größerer Bedeutung.
 
Deshalb ist die Bewertung und Selektion in Verbindung mit einer effektiven Ablage eine wichtige Kompetenz. Hier gibt es zahlreiche Varianten, die ausgebaut und perfektioniert werden können. In der Regel lassen sich diese in drei Möglichkeiten einteilen.
  1. Sie erfassen alles in einer Datenbank und versehen die Einträge mit sogenannten Tags (Stichwörter).
  2. Sie verbinden Informationssysteme mit den Prozessen im Unternehmen - das Workflow-Informations-System.
  3. Sie machen es wie viele ITler und gelegentlich auch Professoren an Hochschulen es heute noch tun.
Im letzteren Falle schreiben Sie alles fortlaufend mit einem Trennstrich versehen, in eine einzige Textdatei hinein und nutzen dann beim Wiederfinden die Suchfunktion der Textverarbeitung. Simpel, aber diese Methode gehört tatsächlich zu einer der schnellsten und effektivsten Techniken. Für Notizen, Telefonnummern, Programm- oder Projektnamen, Zitate, Gedankenblitze, Checklisten, Geräteeinstellungen und vieles andere sicherlich für einige Führungskräfte eine einfache Ablage. Wenn Sie  diesen in einen Cloud-Order legen, können Sie zudem bequem von jedem Ort der Welt aus darauf zugreifen.    
 
Die Methode hat jedoch auch Nachteile. Umfangreichere Texte machen die Suche umständlich. Sind Artikel nur über einen Link im Internet erreichbar, ist dieser eventuell nicht mehr erreichbar. Abgelegte Dokumente, die als PDF oder Bilddatei vorliegen, lassen sich nur umständlich einfügen.
 
 
In diesem Fall ist eine Knowhow-Daten-Bank eine Lösung. Hier gibt es unterschiedliche Ansätze, jedoch bedingt sie ein hohes Maß an Disziplin und Aufmerksamkeit. Im Intranet vieler Unternehmen wurden WIKIS oder andere Informationssysteme eingerichtet. Bei WIKIS hat sich gezeigt, dass die reine Ablage von Informationen eine große Disziplin nötig machten, dass die Betreuung kaum auf längere Zeit aufrecht erhalten werden konnte.
 
Auch die Anlage einer Datenbank hat sich als zu kurzsichtig gezeigt. Die Skalierbarkeit und das Handling sind zu umständlich für den Anwender.
 
Ein weiterer schon besserer Weg sind Informationssysteme, die es als Software und als Onlinedienste gibt. Neben den technikzentrierten Informationssystemen gibt es Kundeninformationssysteme wie CRM, Brancheninformationssysteme, Büroinformationssysteme und einige andere. Sie bedingen ein gezieltes Informations-Management für betriebliche Informationssysteme und stützen sich meistens auf ein sogenanntes Enterprise Architecture Frameworks (EAF). Über fünfzig EAF Konzepte oder Vorgehensmodelle gibt es. Damit können dann aber auch die speziellen Unternehmens- Informationssystem-Strukturen berücksichtigt werden. Dies kann ein erster Schritt zu einem eigenen Informationssystem sein.
 
Im Bereich der Informationssysteme sind durch die Cloud-Entwicklungen zahlreiche Online-Services entstanden, welche unterschiedliche Ausprägungen haben. Inzwischen ist eine unüberschaubare Menge an Informations-Systemen und Ablage-Möglichkeiten verfügbar.
 
Was ist nun die beste Methode? Denken wir noch einmal zurück an die Disziplin, welche ein Informationssystem benötigt, ist es naheliegend alle Informations-Ablagen mit den Prozessen in einem Unternehmen zu verbinden. Diese Art der Informationsablage hat sich als sogenannte Workflow-Anwendung verbreitet. Im Grunde ein erweitertes aufgabenzentriertes Informationssystem, ein sogenannte WIS.
 
Beim "workflow information system" (WIS) werden alle aktuellen Prozesse der internen und externen Kommunikation, Prozesssteuerungen und Projektverfahren mit den entsprechenden Dokumenten, Informationen und Ablagen verbunden. Auch hier wird mit Tags, also Stichwörtern gearbeitet. Zudem sind weitere Such-Algorithmen möglich, wie die zeitliche, thematische Suche oder verbunden mit dem natürlichen Prozessfluss in einem Unternehmen.
 
Neben Online-Angeboten, zum Teil kostenlos als Open Source, sind hier einige mächtige Werkzeuge der IT-Industrie entstanden. Sie haben ihren Preis und benötigen oft eine Umstrukturierung von Unternehmensprozessen, sind aber die effektivste Lösung, um Mitarbeiter-Verhalten und Informations-Management effizient zu gestalten.
 
Workflow-Anwendungen bringen zudem ein starkes Rationalisierungspotential für Prozesse mit sich und erleichtern die Anbindung an weitere Informationssysteme. Ein Workflow-Management, in Verbindung mit einem CRM, Customer Relationship Management ist in den richtigen Händen ein Wertschöpfungs-Treiber. Ist das Frontend als Dashboard ausgelegt, ist es eine unschlagbare Waffe für das schnelle unternehmerische Handeln und gezieltes Umsetzen.
 
Ob Sie nun für Ihre persönlichen Zitate und Informationen eine eigene Wissensdatenbank in einer Textdatei aufbauen oder ein Workflow-Management installieren hängt davon ab, wie stark Sie mit Ihrer Position im Unternehmen dem Wettbewerb begegnen müssen.
 
Wie Sie mit Informationen und entsprechenden Systemen umgehen sollten, können Sie lernen und trainieren. Zu diesem Zweck bieten sich Manager Seminare an, die sich gezielt in kleinen Gruppen mit diesen Themen beschäftigten. Das MANAGER INSTITUT kann Sie unterstützen, hier die richtigen  Seminare für Sie zu finden. Wir würden uns natürlich auch über ein Feedback freuen und stehen Ihnen mit unseren Kompetenzen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns täglich von 08:00 bis 17:30.
 
Einen Überblick über unsere Seminare und Ihre Möglichkeiten finden Sie über den folgenden Link: www.manager-institut.de
 
 
 
Ihr Oliver Haberger
MANAGER INSTITUT - Wissen für die Wirtschaft
 
PS: Im nächsten Newsletter beschäftigen wir uns damit wie Informationen auf eine persönliche anwendbare Ebene gebracht werden und wie eine Informationsverdichtung durchgeführt wird.

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