DIN 5008 für Geschäftsbriefe: 45 mal 85 Millimeter, die über den Fensterumschlag entscheiden

Die meisten Diskussionen über die DIN 5008 für Geschäftsbriefe drehen sich um Kleinigkeiten: Kommt nach der Grußformel ein Komma, wird der Betreff fett gesetzt. Die Fehler, die tatsächlich Geld kosten, sind andere. Eine Anschrift, die im Fenster des Umschlags nur zur Hälfte erscheint, geht zurück. Eine E-Mail-Signatur ohne Registernummer kann ein Zwangsgeld auslösen.

Beides hat mit Geschmack nichts zu tun. Das Anschriftfeld misst 45 mal 85 Millimeter, und die Pflichtangaben stehen nicht in der Norm, sondern im Handelsgesetzbuch.

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Geschäftspost normgerecht verfassen

Ob Zeilenabstände, Anschriftfelder oder die typografische Gliederung von E-Mails: Die formalen Vorgaben der DIN 5008 stellen im hektischen Büroalltag sicher, dass schriftliche Mitteilungen optisch überzeugen und sofort lesbar sind. Wer hier unsicher agiert, riskiert einen unprofessionellen ersten Eindruck bei Kunden und Partnern. Im Seminar Professionelle Geschäftskorrespondenz erlernen Sie die praktische Anwendung aktueller Schreib- und Gestaltungsregeln nach DIN 5008 für Briefe und digitale Nachrichten. Sie erfahren, wie Sie Textbausteine zeitgemäß formulieren, Betreffzeilen prägnant strukturieren und behördliche oder geschäftliche Pflichtangaben lückenlos integrieren. Zudem trainieren Sie einen modernen, empfängerorientierten Schreibstil ohne verstaubte Floskeln. So erstellen Sie mühelos formvollendete Geschäftskorrespondenz mit maximaler Wirkung.

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Was die DIN 5008 für Geschäftsbriefe regelt — und was nicht

Die aktuelle Fassung heißt DIN 5008:2020-03 und stammt vom Deutschen Institut für Normung. Sie legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung fest — für Briefe, E-Mails, Protokolle und Formulare.

Der Anwendungsbereich der Norm formuliert die Abgrenzung selbst: Sie legt nicht fest, was zu schreiben ist, sondern wie ein vorgegebener Inhalt dargestellt wird. Formulierungen, Tonfall und Argumentation sind nicht Gegenstand der Norm. Die Anrede zum Beispiel gibt sie inhaltlich nicht vor, nur ihre Position.

Verpflichtend ist die DIN 5008 nicht. Sie ist eine Empfehlung, keine Rechtsvorschrift. Verbindlich wird sie erst durch Dritte: in kaufmännischen Ausbildungen und Prüfungen, in Behörden, in Corporate-Design-Handbüchern. Wer sie nicht einhält, macht sich nicht strafbar — er fällt auf.

Die Briefbogenmaße standen früher in einer eigenen Norm, der DIN 676. Weil Briefbogen und Beschriftung heute im selben Programm bearbeitet werden, wurden sie in die DIN 5008 überführt. Damit wurden auch die alten Gradzahlen aus der Schreibmaschinenzeit durch Millimeterangaben ersetzt.

Form A und Form B: zwei Briefbogenformen

Die Norm kennt zwei Varianten, die sich vor allem in der Höhe des Briefkopfs unterscheiden.

	Form A	Form B
Höhe des Briefkopfs	27 mm	45 mm
Gedachte Linie im Anschriftfeld	44,7 mm	62,7 mm
Falzmarken (von oben)	87 mm und 192 mm	105 mm und 210 mm
Typischer Einsatz	schlichter Kopf, wenig Logo	Standard in der Praxis

Form B ist der Normalfall. Die 45 Millimeter Briefkopf geben Logo und Absenderzeile Raum, und die Anschrift landet zuverlässig im Sichtfenster handelsüblicher Umschläge. Form A wird seltener genutzt, spart aber 18 Millimeter, wenn der Brief lang ist und der Kopf schmal ausfällt.

Reicht der Platz in einer Zone nicht aus, darf die jeweils andere mitgenutzt werden — allerdings nie unter einer Schriftgröße von 8 Punkt.

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Seitenränder und Bemaßung für Geschäftsbriefe

Für Form B gelten:

• links: 25 mm
• rechts: mindestens 15 mm, in der Praxis meist 20 mm aus optischen Gründen
• oben: 45 mm (entspricht der Briefkopfhöhe)
• unten: 20 bis 25 mm, je nach Quelle und Hausvorgabe

Der linke Rand von 25 Millimetern ist der wichtigste Wert, weil er die Lochung ermöglicht, ohne dass Text angeschnitten wird. Der rechte Rand ist die einzige Größe mit echtem Spielraum: Die Norm nennt ein Minimum, kein Maß. Wer 20 Millimeter wählt, bekommt ein ruhigeres Satzbild.

Im Fließtext sollte die Schrift nicht kleiner als 10 Punkt sein; 11 oder 12 Punkt sind üblich. Unterhalb von 10 Punkt empfiehlt die Norm serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica. Im Anschriftfeld sind 8 Punkt die absolute Untergrenze. Der Zeilenabstand im Fließtext ist einfach.

Das Anschriftfeld: 45 mal 85 Millimeter

Hier entscheidet sich, ob der Brief ankommt. Das Anschriftfeld ist 45 Millimeter hoch und 85 Millimeter breit und bietet insgesamt elf Zeilen. Es zerfällt in zwei Bereiche, getrennt durch eine gedachte Linie — bei Form A 44,7 Millimeter, bei Form B 62,7 Millimeter unterhalb der oberen Blattkante.

Oberhalb der Linie stehen auf fünf Zeilen und rund 17,7 Millimetern die Rücksendeangabe — üblicherweise die Absenderadresse einzeilig in 8 Punkt — sowie postalische Zusätze und Vermerke wie „Einschreiben“, „Nicht nachsenden“ oder „Persönlich“.

Unterhalb der Linie liegt die eigentliche Anschriftenzone: sechs Zeilen auf rund 27,3 Millimetern.

Die sechs Zeilen sind knapp. Wer Firma, Rechtsform, Ansprechperson, Abteilung, Straße, Postleitzahl und Ort unterbringen will, muss zusammenfassen. Eine Leerzeile innerhalb der Anschrift ist nicht vorgesehen und kostet nur Platz.

Zwei Regeln zur Auslandsanschrift haben sich mit der Fassung von 2020 geändert. Das Bestimmungsland steht heute in Großbuchstaben und auf Deutsch unter Postleitzahl und Ort. Der frühere Ländercode vor der Postleitzahl — „D-79098″ — ist damit überholt.

Falzmarken und Lochmarke

Die Falzmarken sind kurze Striche am linken Blattrand. Sie markieren, wo gefaltet wird, damit die Anschrift im Fenster eines Umschlags nach DIN 680 erscheint. Bis 2011 hießen sie in der Norm „Faltmarken“, seit 2020 „Falzmarken“.

Die Positionen werden von der oberen Blattkante gemessen und unterscheiden sich je nach Form: bei Form A liegen sie bei 87 und 192 Millimetern, bei Form B bei 105 und 210 Millimetern. Die Lochmarke liegt bei beiden Formen bei 148,5 Millimetern, also genau mittig auf dem A4-Blatt.

Eine kleine, aber praktisch bedeutsame Änderung: Bis zur Ausgabe 2011 sollten die Markierungen eingefügt werden, seit 2020 können sie eingefügt werden. Pflicht waren sie nie, empfohlen sind sie weiterhin — spätestens bei Serienbriefen aus dem Kuvertierautomaten.

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Informationsblock und Betreffzeile

Rechts neben dem Anschriftfeld steht der Informationsblock mit Bearbeiterdaten: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Name, Telefon, E-Mail, Ort und Datum. Nicht benötigte Zeilen entfallen ersatzlos; ein leeres „Ihr Zeichen:“ ohne Inhalt gehört nicht auf den Brief.

Bei der Betreffzeile machen viele Anleitungen denselben Fehler. Der Betreff steht zwei Zeilen unterhalb des Anschriftfelds — nicht zwei Zeilen unterhalb der letzten beschriebenen Anschriftzeile. Das ist ein Unterschied von bis zu fünf Zeilen, wenn die Anschrift kurz ist. Wer falsch misst, rutscht mit dem Betreff in den Sichtbereich des Fensterumschlags.

Weitere Regeln zum Betreff:

• Die einleitenden Wörter „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“ entfallen ersatzlos.
• Am Ende steht kein Punkt.
• Er darf sich über mehrere Zeilen erstrecken, sollte aber kurz bleiben.
• Eine Hervorhebung ist zulässig; Fettdruck ist gebräuchlich, farbige Hervorhebung erlaubt.
• Werbliche Satzzeichen wie ein Ausrufezeichen sind zulässig.

Anrede, Fließtext, Grußformel und Anlagen

Die Anrede folgt mit zweizeiligem Abstand auf die Betreffzeile, linksbündig. Danach steht eine Leerzeile, dann beginnt der Text.

Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt, nicht durch Einzüge. Die Grußformel wird ebenfalls durch eine Leerzeile vom Text abgesetzt — und trägt kein Komma am Ende. Danach folgen mehrere Leerzeilen für die handschriftliche Unterschrift, darunter der ausgeschriebene Name und die Funktion.

Ein Anlagenvermerk steht am Fuß des Briefs, ebenfalls durch Leerzeilen abgesetzt. Das Wort „Anlagen“ genügt; eine Aufzählung ist möglich, wenn mehrere Dokumente beiliegen.

Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008 von oben nach unten

Der Aufbau als Bauplan für eine Vorlage oder ein Muster, gemessen von der oberen Blattkante bei Form B:

Position	Element
0 bis 45 mm	Briefkopf: Logo, Firmenname
ab 45 mm	Anschriftfeld, 45 mm hoch, 85 mm breit
62,7 mm	gedachte Linie: darüber Rücksendeangabe und Vermerke, darunter Anschrift
rechts daneben	Informationsblock mit Bearbeiterdaten und Datum
2 Zeilen nach dem Anschriftfeld	Betreff
2 Zeilen nach dem Betreff	Anrede
1 Leerzeile später	Fließtext
1 Leerzeile nach dem Text	Grußformel
3 bis 4 Leerzeilen später	Name und Funktion
darunter	Anlagenvermerk
Fußbereich	Geschäftsangaben: Register, Bankverbindung, USt-IdNr.
linker Rand	Falzmarken bei 105 und 210 mm, Lochmarke bei 148,5 mm

Eine Word-Vorlage nach DIN 5008 anlegen

Der praktische Weg führt über eine Dokumentvorlage im .dotx-Format, nicht über ein Dokument, das jedes Mal neu gespeichert wird.

Seitenränder setzt man unter „Layout“ → „Seitenränder“ → „Benutzerdefinierte Seitenränder“: oben 4,5 cm, links 2,5 cm, rechts 2 cm, unten 2 cm.

Briefkopf und Fußbereich gehören in Kopf- und Fußzeile, nicht in den Textkörper. Sonst verschieben sie sich, sobald der Text wächst. Der Fußbereich trägt die Pflichtangaben und erscheint damit automatisch auf jedem Blatt.

Falzmarken werden als kurze Linien in der Kopfzeile platziert und absolut zur Seite positioniert — beim Einfügen die Option „Position auf der Seite fixieren“ wählen und die Verankerung am Text lösen. Wichtig ist die Umrechnung: Word misst im Lineal ab dem Seitenrand, die Norm ab der Blattkante. Wer die 105 Millimeter direkt im Lineal abträgt, setzt die Marke 45 Millimeter zu tief.

Anschriftfeld und Informationsblock legt man als zwei nebeneinanderliegende Textfelder oder als Tabelle ohne Rahmen an, absolut positioniert. Eine Tabelle ist robuster, weil sie sich beim Serienbrief nicht verschiebt.

Formatvorlagen statt direkter Formatierung: je eine für Rücksendeangabe (8 pt), Anschrift, Betreff, Fließtext und Grußformel. Nur so bleibt die Vorlage änderbar, wenn das Corporate Design wechselt.

Zum Schluss als .dotx speichern und im Ordner für benutzerdefinierte Office-Vorlagen ablegen. Ein Doppelklick erzeugt dann immer eine Kopie, nie das Original.

E-Mails nach DIN 5008 und die gesetzlichen Pflichtangaben

Für E-Mails gelten dieselben Grundsätze: aussagekräftiger Betreff, Anrede, gegliederte Absätze, Grußformel ohne Komma. An die Stelle der Unterschrift tritt die Signatur mit Name, Funktion, Unternehmen und Kontaktdaten.

Und hier endet die Norm und beginnt das Gesetz. Seit dem 1. Januar 2007 müssen geschäftliche E-Mails dieselben Angaben tragen wie Geschäftsbriefe auf Papier. Grundlage ist das Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, das die einschlägigen Paragrafen entsprechend gefasst hat.

Welche Angaben nötig sind, hängt von der Rechtsform ab:

Rechtsform	Vorschrift
Eingetragener Kaufmann	§ 37a HGB
OHG	§ 125a HGB
KG	§§ 177a, 125a HGB
GmbH und UG	§ 35a GmbHG
AG	§ 80 AktG
Genossenschaft	§ 25a GenG

Zu den Pflichtangaben zählen die vollständige Firma im Wortlaut des Registereintrags, der Rechtsformzusatz, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Registernummer sowie — je nach Rechtsform — die Geschäftsführung und ein etwaiger Aufsichtsratsvorsitzender mit ausgeschriebenem Vornamen. Telefon, E-Mail und Website sind rechtlich nicht erforderlich, praktisch aber üblich.

Zwei Ausnahmen sind wenig bekannt. Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck ergehen — Lieferscheine, Versandanzeigen —, sind ausgenommen. Und innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung müssen die Angaben nicht in jeder Nachricht wiederholt werden, weil der Absender dem Empfänger bereits bekannt ist. In der Praxis lohnt der Streit darüber selten: Eine einmal korrekt eingerichtete Standardsignatur kostet nichts.

Wer die Angaben weglässt, riskiert zweierlei. Das Registergericht kann nach § 14 HGB ein Zwangsgeld festsetzen, in der Literatur regelmäßig mit bis zu 5.000 Euro beziffert. Hinzu kommt das Risiko wettbewerbsrechtlicher Abmahnungen durch Konkurrenten. Besonders anfällig ist der Fall des Geschäftsführerwechsels: Wird die Signatur nicht mitgeändert, ist sie ab dem Registereintrag falsch.

Die Schreibregeln, die am häufigsten falsch sind

Datum. Die Norm empfiehlt die internationale Form Jahr-Monat-Tag, also 2026-09-08. Die deutsche numerische Schreibweise 08.09.2026 ist zulässig, aber nur bei Schreiben an inländische Empfänger. Ausgeschrieben geht immer: 8. September 2026.

Uhrzeit. Zweistellig mit Doppelpunkt, also 15:45 Uhr. Bei vollen Stunden darf die Minutenangabe entfallen.

Telefonnummern. Vorwahl und Rufnummer werden durch ein Leerzeichen getrennt, die Durchwahl durch einen Bindestrich angehängt, die Ländervorwahl mit Pluszeichen eingeleitet: 030 1234567-12 oder +49 30 1234567. Die verbreitete Klammerschreibweise mit der Null — „+49 (0)30″ — entspricht dem nicht.

IBAN. In Vierergruppen mit Leerzeichen: DE12 3456 7890 1234 5678 90.

Postleitzahl und Ort. Ohne Leerzeichen innerhalb der Postleitzahl, ein Leerzeichen zum Ortsnamen.

Geldbeträge. Tausenderstellen mit Leerzeichen, Dezimaltrennung mit Komma, Leerzeichen vor der Währungseinheit: 1 234,56 EUR. Der Punkt als Tausendertrenner ist nicht vorgesehen.

Bei den Zwischenräumen empfiehlt sich das geschützte Leerzeichen, das die Fassung von 2020 eigens aufgenommen hat — etwa zwischen Betrag und Währung, damit die beiden nicht am Zeilenende auseinandergerissen werden. In Word setzt man es mit Strg+Umschalt+Leertaste.

Was die Fassung von 2020 geändert hat

Wer noch mit Unterlagen aus der Zeit vor März 2020 arbeitet, sollte vier Punkte prüfen:

• Auslandsanschrift: Das Bestimmungsland steht in Großbuchstaben und auf Deutsch unter Postleitzahl und Ort. Der vorangestellte Ländercode ist entfallen.
• Datumsformat: Die deutsche Schreibweise TT.MM.JJJJ wurde wieder zugelassen, aber nur für inländische Empfänger.
• Falzmarken: neue Bezeichnung statt „Faltmarken“, und aus „sollten“ wurde „können“.
• Anschriftfeld: Das frühere neunzeilige Feld kommt in der Neufassung nicht mehr vor.

Hinzu kamen ein eigener Abschnitt zu Begriffen, Regelungen zum geschützten Leerzeichen, die Benennung „Langstrich“ für den Gedankenstrich und erweiterte Festlegungen zur Gliederung von Zahlen und Nummern.

Häufige Fragen

Ist die DIN 5008 für Geschäftsbriefe verpflichtend?

Nein. Die DIN 5008 ist eine Norm, keine Rechtsvorschrift, und ihre Anwendung ist freiwillig. Verbindlich wird sie nur, wenn ein Dritter sie vorschreibt — in Prüfungsordnungen kaufmännischer Ausbildungen, in Behörden oder im Corporate-Design-Handbuch eines Unternehmens. Davon zu trennen sind die gesetzlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, die sehr wohl verbindlich sind, aber aus dem Handelsgesetzbuch und den gesellschaftsrechtlichen Vorschriften stammen.

Welche Seitenränder gelten für einen Geschäftsbrief nach DIN 5008?

Links 25 Millimeter, rechts mindestens 15 und üblicherweise 20 Millimeter, oben 45 Millimeter bei Form B beziehungsweise 27 Millimeter bei Form A, unten 20 bis 25 Millimeter. Der linke Rand ist der kritische Wert, weil er die Lochung ermöglicht.

Wie ist der Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008?

Von oben nach unten: Briefkopf, Anschriftfeld mit Rücksendeangabe und Vermerkzone, rechts daneben der Informationsblock mit Datum, dann Betreff, Anrede, Fließtext, Grußformel, Unterschrift mit Name und Funktion, Anlagenvermerk und im Fußbereich die Geschäftsangaben. Am linken Rand stehen optional Falzmarken und Lochmarke.

Wo genau steht die Betreffzeile?

Zwei Zeilen unterhalb des Anschriftfelds — also unterhalb der gesamten 45 Millimeter hohen Zone, nicht unterhalb der letzten beschriebenen Anschriftzeile. Diese Unterscheidung wird häufig übersehen und führt dazu, dass der Betreff im Sichtfenster des Umschlags auftaucht.

Wird der Betreff fett geschrieben, und schreibt man „Betreff:“ davor?

Fettdruck ist zulässig und gebräuchlich, aber nicht vorgeschrieben; auch eine farbige Hervorhebung ist möglich. Das einleitende Wort „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“ entfällt ersatzlos. Am Ende der Betreffzeile steht kein Punkt.

Wie schreibt man das Datum nach DIN 5008?

Empfohlen ist die internationale Reihenfolge Jahr-Monat-Tag, etwa 2026-09-08. Die deutsche Form 08.09.2026 ist seit der Fassung von 2020 wieder zulässig, allerdings nur bei inländischen Empfängern. Die ausgeschriebene Variante „8. September 2026″ ist immer unproblematisch.

Kommt nach „Mit freundlichen Grüßen“ ein Komma?

Nein. Die Grußformel steht ohne Satzzeichen, danach folgen Leerzeilen für die Unterschrift und darunter der ausgeschriebene Name.

Wo liegen die Falzmarken bei einem Geschäftsbrief?

Gemessen von der oberen Blattkante bei Form B bei 105 und 210 Millimetern, bei Form A bei 87 und 192 Millimetern. Die Lochmarke liegt bei beiden Formen bei 148,5 Millimetern. Seit der Fassung von 2020 sind die Markierungen optional.

Gilt die DIN 5008 auch für E-Mails?

Ja, die Norm deckt E-Mails ausdrücklich mit ab: Betreff, Anrede, Absatzgliederung und Grußformel folgen denselben Grundsätzen wie im Brief. Die Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift. Die inhaltlichen Pflichtangaben in der Signatur regelt allerdings nicht die DIN 5008, sondern das Handels- und Gesellschaftsrecht.